Будет интересно
Статьи

Бланк для составления реквизитов стандарт на 2019

Оглавление:

ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (с Изменением N 1)


(далее — документы), включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000) и используемые в деятельности:- федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;- предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.Схемы расположения реквизитов приведены в приложении А; образцы

Формуляр документа: как изменился состав реквизитов по новому ГОСТу

К другими признакам, которые могут характеризовать деловую бумагу, кроме реквизитов, являются оригинальность, подлинность, физическое состояние деловой бумаги, формат, способ изготовления деловой бумаги и ряд других. Как правило, для большинства документов состав реквизитов строго ограничен. Служебная деловая бумага является недействительной, если в ней отсутствуют или неверно указаны какие-либо реквизиты.

Законодательные и нормативные акты регламентируют набор элементов, которые в обязательном порядке должны присутствовать на деловых бумагах, которые выдаются государственными законодательными и исполнительными органами. В качестве примера таких документов, можно привести свидетельство о рождении, паспорт, диплом, трудовую книжку и др. Формуляр документа — набор и последовательность расположения элементов, присущих данному виду деловой бумаги.

Типовой формуляр документа — формуляр, относящийся к конкретному виду документа, например, формуляр акта, формуляр , формуляр заявления.

Письма

Второй вид документа – письма-ответы.

  • По адресату. Различают обычные (направляемые одному получателю) и циркулярные (получателей несколько).
  • По форме.

    Могут быть электронными и обычными.

  • По содержанию. Но документ может содержать и сразу несколько вопросов.
  • По структуре.
    Есть письма, в которых рассматривается только один вопрос.

    Регламентируемые ГОСТ и составляемые в свободной форме.

  • Часто вид письма полностью определяет его содержание. Рассмотрим основные правила, актуальные при оформлении:

    1. Приведение содержания письма в соответствие со стандартами. Существуют термины и обороты, использование которых – сложившаяся практика в деловой среде. Есть также структура, считающаяся стандартом.

    Документооборот.

    К примеру, информационные и рекламные бумаги могут разительно отличаться между собой. При составлении письма следует руководствоваться официально-деловым стилем изложения.

    Требования к оформлению документации

    В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией.

    Выделяют три вида документопотока:

    1. исходящий (направленный из организации);
    2. входящий (поступающий в организацию);
    3. внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).

    Работа с документами в организации делится на этапы.

    Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.
    Для входящих:

    1. обработка,
    2. предварительное рассмотрение делопроизводителем;
    3. рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
    4. прием и первичная обработка;
    5. регистрация;

    Бланки и состав реквизитов документов

    В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой и продольный.

    В этой области размещаются следующие реквизиты: 01 — Государственный герб Российской Федерации; 02 — герб субъекта Российской Федерации; 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 — код организации; 05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 — код формы документа; 08 — наименование организации; 09 — справочные данные об организации; 10 — наименование вида документа; 11 — дата документа; 12 — регистрационный номер документа;

    Реквизиты служебного письма

    Важно отметить, что ГОСТ Р 7.0.97-2016 является рекомендательным и организации могут сами разрабатывать фирменные бланки для деловой переписки.

    Рисунок 1 — Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка Рисунок 2 — Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка Бланк условно можно разделить на три части. 1. Шапка документа или поле штампа документа.
    Обязательным соблюдение указанного ГОСТа является только для федеральных органов исполнительной власти. Шапка документа может располагаться как продольно, так и иметь угловое расположение (здесь обычно располагают реквизиты бланка письма, телефоны и адреса организаций). Образец письма с угловым расположением реквизитов является наиболее распространенным вариантом в современном делопроизводстве.

    В верхней части документа указываются:

    1. дата;
    2. заголовок к тексту, изложенный одной фразой.
    3. номер;
    4. ссылка на регистрационный номер и дату документа (если корреспонденция является ответом);

    Шапка служебного письма расположена под регистрационным номером. В ней содержится обращение к адресату.

    Ф.И.О. и должность адресата должны быть расположены в правом верхнем углу документа.

    Состав реквизитов бланка по новому Стандарту на оформление документов

    Для реквизитов «Дата документа», «Регистрационный номер документа» и «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» в бланках проставляются лишь специальные отметки, содержательная составляющая реквизитов вносится при составлении и оформлении документа. Рассмотрим, какие требования к бланкам документов и оформлению реквизитов бланка содержит новый стандарт.

    Для изготовления бланков ГОСТ Р 6.30-2003 разрешает использовать бумагу двух форматов – А4 и А5 (размер А4 в мм – 210х297, А5 – 148х210).

    Основное назначение бланка формата А5 – использование его для документов с небольшой текстовой частью, когда использование бланка А4 экономически не оправдано. Формат А5 целесообразно использовать для бланков писем с небольшим текстом.

    Размеры служебных полей в документах не изменились. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает такие же минимальные размеры служебных полей на документах, как и ранее действовавший стандарт: 20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее.

    Документооборот. Требования к оформлению документации 2019

    Кроме непосредственно обновленных правил работы с документацией, он содержит приложения с формами бланков и схемами расположения реквизитов. Новый ГОСТ устанавливает ряд требований к делопроизводству, очевидно разнящихся с теми, что были приведены в старом. К наиболее важным относятся:

    • Система оформления реквизитов. Изменились привычные, появились новые и исключены некоторые старые.
    • Инструкция по заверению копий документов. Обязательная надпись расширилась.
    • Правила создания и оформления документации. Здесь рассматривают такие вопросы, как шрифты и гарнитуры, абзацные отступы и интервалы, поля и форматирование.

    ГОСТ по делопроизводству и документообороту 2019 отличается нумерацией реквизитов.

    Рассмотрим все нововведения более детально. Почти вся работа с документацией ведется на компьютере. Поэтому неудивительно, что правила их стилевого оформления решено зарегламентировать.

    Новый ГОСТ для оформления документов

    Разрабатывая унифицированные требования для документов, законодатель прежде всего преследовал следующие цели:

      Единство документооборота; Корректность и ясность изложения информации; Быстрое и правильное понимание информации контрагентом; Отделение главного от второстепенного; Возможность быстрого поиска ключа в документе.

    Внедрение стандартов оформления бумаг в систему взаимоотношений, в контексте всей страны, облегчает работу всем участникам, поскольку при незнании базовых правил компания может обратиться непосредственно к законодательному регламенту и не тратить время в пустую на создание уже имеющихся бланков.

    Рекомендации по составлению документов, описанные в ГОСТе, особенно пригодятся, если: Отсутствуют корпоративные стандарты; Документ необходимо составить в максимально понятной форме; Конкуренты и

    Бланк для составления реквизитов стандарт на 2019

    3 198734 После того как исходящий документ было подписан, на него проставляется дата.

    Дата может иметь формат 17.05.2019 или 17 мая 2019 г. В случае, когда дата указывается в документе несколько раз, рекомендуется выдерживать единый стиль написания.

    Присвоение регистрационного номера происходит в соответствии с той системой регистрации исходящей документации, какая принята в организации, и только после подписания документа.

    В этом случае в ответном письме указывают дату и номер полученного. Это обеспечит более быструю обработку корреспонденции в компании-получателе.

    Служебную корреспонденцию в основном подписывают руководители, а в случае отсутствия его на рабочем месте — его заместители или другие должностные лица, которые исполняют обязанности руководителя в период его отсутствия.

    Важно отметить, что современная деловая корреспонденция отправляется не только при помощи почты, но и с использованием телеграфа, факсов и электронной почты.

    ГОСТ Р 7.0.97-2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). Организационно-распорядительная документация.

    Требования к оформлению документов (с Изменением N 1)

    В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты».

    Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.gost.ru)Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее — документы), в том числе включенные в «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000.Настоящий стандарт определяет состав реквизитов документов, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий;

    Новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту 2019

    Рекомендуется использовать прописные буквы, например: «СЛУЖБА ПЕРСОНАЛА», «ПЛАНОВО-ПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ ОТДЕЛ».

    • Должность лица, разработавшего документ

    Место расположения — под наименованием организации, подразделения на бланках, используемых должностными лицами, руководителями органов власти субъектов РФ, муниципальных образований.

    Рекомендуется использовать прописные буквы, например: «ДИРЕКТОР»;

    • Отметка о наличии

    Место расположения — поле, предусмотренное для собственноручной подписи, проставляемой на бумажном варианте делового письма.

    Допускается включение эмблемы, товарного знака организации, выдавшей сертификат.