Будет интересно
Статьи

Папка с личными делами уволенных сотрудников

Тема: Хранение документов уволенных сотрудников


После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение.личные дела уволенных сотрудников хранятся в архиве в алфавитном порядке. Текущее хранение кадровых документов, картотек, книг учета и другие осуществляется, как правило, в помещениях кадровых служб организаций, которые должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами, запирающимися и опечатывающимися. Для своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения их использования и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организациях создается архив.

В архивный фонд организации попадает лишь часть документов, он не включает в себя документы с кратким сроком хранения (до 10 лет включительно). Архивный фонд организации состоит из документов

Личное дело сотрудника: какие документы должны быть, порядок формирования

Как правило, в него входят документы либо их копии, так или иначе относящиеся к человеку, на которого это дело ведется.

Все документы, которые составляют личное дело, можно условно разделить на несколько категорий:

  1. Документы, образующиеся при заключении трудового договора, то есть при оформлении на работу сотрудника;
  2. Документы, образующиеся в ходе работы;
  3. Документы, образующиеся при расторжении трудовых отношений.

К этой категории можно отнести:

  1. Заявление человека о приеме на работу;
  2. Документы, которые предоставлял работник при подаче заявки на вакансию. Например, анкета, резюме, характеристика и т.д.
  3. Копии прочих личных документов (паспорт, ИНН, СНИЛС, военный билет);
  4. Копия приказа о приеме, желательно с подписью принятого сотрудника;
  5. Трудовой договор (экземпляр работодателя);
  6. Копии протоколов и постановлений об избрании на должность (если она выборная);

Личные дела уволенных сотрудников

д.

Порядок ведения и перечень документов, приобщаемых к ЛД, утверждается локальным нормативным актом.

Кто имеет доступ к личным делам Все дела содержат персональные данные (ПД), а соблюдение требований по их защите — прямая обязанность работодателей (глава 14 ТК РФ, ФЗ от 27.06.2006 № 152). Список лиц, имеющих допуск к ПД, утверждается приказом руководителя. При этом лица, получившие доступ к ПД, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять эти данные без согласия субъекта ПД, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Руководитель организации приказом назначает ответственных за ведение и хранение ЛД (обычно это руководитель кадровой службы и его подчиненные), а также утверждает список лиц, имеющих к ним доступ (данную информацию можно закрепить и в Инструкции по ведению личных дел). В данный список, как правило, включаются:

  1. руководитель организации и

Как оформить архив по личным делам уволенных сотрудников?

Меры ответственности – предупреждение или административный штраф в размере:

  1. от 300 до 500 руб. для должностных лиц (например, руководителя организации).
  2. от 100 до 300 руб.

    для граждан;

Подробнее в материалах Системы:

  • Ответ: Как оформить личное дело сотрудника

Формирование личного дела В книге вы найдете инструкцию по кадровому делопроизводству, которая облегчит работу; реквизиты документов.

Также узнаете, как восстановить кадровое делопроизводство после предшественников; узнаете все об архиве кадровых документов: от формирования дел до уничтожения документов.

Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть

Если произойдет утечка конфиденциальной информации из дела, вся ответственность за это упадет именно на этого человека.

Рассмотрим экспертизу ценности документов, расскажем, что делать со старыми документами и как быстро наладить кадровый учет, или 20 нормативных актов, которые обязан знать каждый кадровик. формируйте в отдельной папке на каждого сотрудника. Это удобная форма систематизации .
Во избежание подобных неприятных ситуаций, личные дела лучше хранить в специально отведенном помещении, либо в сейфах и металлических шкафах, к которым третьи лица доступ получить не смогут. Помимо этого, ответственное лицо не реже чем 1 раз в 12 месяцев обязано ознакомить каждого работника с его личным делом.

При необходимости и при наличии соответствующего запроса бумаги из личных дел работников могут быть предоставлены сотрудникам правоохранительных органов. Посмотрите короткое видео о том, как оформлять личное дело сотрудника и станет все понятно: Прежде чем говорить о ведении личных дел, подробнее остановимся на том, как их правильно оформлять.

Формирование дела начинают с даты принятия человека на работу и продолжают до момента его . Для каждого дела лучше брать отдельный скоросшиватель, или хотя бы файл.

Личные дела уволенных сотрудников

Граждане и представители компаний могут подавать запросы и обращения для доступа в архив личных дел уволенных работников.

Кадровые специалисты бесплатно предоставляют копии и справки документов, связанных с социальными и пенсионными вопросами, получением льгот и компенсаций. Данные могут использоваться в качестве вещественных доказательств.

После применения изъятые документы обязательно возвращаются собственнику или владельцу.

Архивная информация может передаваться в виде электронных документов. В отдельных случаях специалисты библиотек, музеев, научных организаций, государственных органов публикуют справочно-информационные издания. Это пакет сведений и документов о сотруднике, занимаемых им должностях и его продвижению по службе.

Дело или совокупность документов, заключенных в отдельную обложку, ведется на каждого сотрудника предприятия (если работодатель принял решение о ведении таких документов).

Личные дела уволенных сотрудников и порядок их оформления

Оформление личных дел уволенных проводят так, чтобы не возникло проблем с поиском информации.Все бумаги можно разделить на три большие группы, которым характерны определенные признаки. В первую входят документы, оформляемые на момент приема работника:

  • Справки, касающиеся подтверждения факта наличия уголовной судимости или прекращения преследования.
  • Резюме, составленное сотрудником при обращении к будущему работодателю.
  • Копии паспорта или выписки с воинского учета, выписки и официальные документы с образовательных учреждений.
  • Составленная анкета при приеме на работу.
  • Договор найма, подписанный двумя сторонами.
  • Заявление, написанное сотрудником, о приеме на работу.
  • Характеристика и рекомендации, которые были получены с другого места работы.
  • Справки медицинского характера, определяющие состояние здоровья.
  • Копия приказа о приеме на работу.

Вторая группа формируется на момент трудовой деятельности сотрудников.

Личные дела уволенных сотрудников

Внизу оборотной стороны листа предусмотрен реквизит «отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел», где пишут «личное дело проверено», указывают дату проверки, должность и подпись работника, ее проводившего.

В случае выявления недостатков в оформлении и ведении личных дел составляют акт. Результаты проверки доводятся до руководителя организации.

Личные дела хранятся в сейфах или в специальных запирающихся шкафах. Располагают их в алфавитном порядке (в небольших организациях) или по порядку номеров. При переходе работника в другую организацию личное дело остается на прежнем месте, за работником оно не передается. Личное дело может быть выдано во временное пользование по запросу государственных органов с разрешения руководителя организации.
На выданное дело заводят карточку-заместитель.

На ней указывают: когда, куда и кому выдано личное дело. Лица, получившие личное дело, расписываются в карточке-заместителе.

Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации

Например, только на руководителей или на руководящий состав и материально ответственных лиц и т.

д. Оформлением, ведением и хранением дел, как правило, занимаются кадровые службы. Данная ответственность закрепляется за ними приказом руководителя. Как правильно оформить личное дело сотрудника (образец), можно посмотреть ниже.

Обязательно утверждается список лиц, кому разрешается доступ к персональным делам: к ознакомлению с материалами и получению их во временное пользование для выполнения определенной работы. По определению ГОСТ Р 7.0.8-2013

«Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку»

.

Соответственно, оформление личного дела сотрудника, образец по ГОСТу, — это, условно говоря, папка, в которую подшиваются ,бумаги, содержащие сведения о работнике, о его трудовой деятельности и стаже.

Формирование дела начинается с момента приема сотрудника на работу.

Как составляется архив личных дел уволенных работников

Затем изъятые ранее документы отдают владельцу.Порядок сбора информации о работниках строго регламентирован.

В состав документации должны входить:

  1. Анкета и резюме.
  2. ИНН, страховое свидетельство.
  3. Характеристики на сотрудника.
  4. Личный листок отдела кадров.
  5. Приказы о переводе, отпусках и командировках.
  6. Трудовой договор.

Необходимо знать, как хранить личные дела уволенных сотрудников.

Так, личную карточку работника, созданную по принципу досье, в кадровой политике компании оставляют до конца рабочего года. В течение трёх лет после ухода из организации документы проходят архивно-техническую обработку.

После этого их передают в архив учреждения.Хранить документы в архиве можно, если имеется годовая опись. Отдел кадров собирает список работников, ушедших с предприятия за определённое время.

На обложке каждого дела ставится дата увольнения.По инструкции сдать в архив можно только подлинники документов.

Как сшивать личные дела уволенных сотрудников

Внутренняя опись подписывается ее составителем.

Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела. 3.6.18. Помощь: Подготовка личных дел, оформленных с нарушениями, к сдаче в архив — некоторые личные дела отсутствуют; — на работников, которые работали по совместительству, а впоследствии принимались на постоянную работу, не были заведены новые дела.

Устранить некоторые нарушения (например, получить заявление от работника, который уже давно уволен) не представляется возможным.

Как поступить сотрудникам подразделений при подготовке таких дел к сдаче в архив? Какие документы необходимо оформить?

Должны ли быть сделаны какие-то отметки в личных делах, оформленных с нарушениями?

— подшивку или переплет; — нумерацию листов; — составление заверительной надписи; — составление внутренней описи документов дела (в необходимых случаях); — оформление реквизитов обложки дела.

Личные дела уволенных сотрудников: срок и порядок хранения

После увольнения сотрудника дело остаётся в распоряжении предприятия до конца отчётного года. В последующие три года документы проходят техническую обработку, после чего подлежат передаче для долгосрочного хранения по отчётной описи в архив.Сколько лет хранятся личные дела сотрудников после увольнения, зависит от характера собранных сведений.

Согласно Федеральному закону от 2004 года № 125 все дела должны сдаваться в архивное хранение сроком на 75 лет. Личные дела уволенных позже 1 января 2003 сотрудников хранят в течение 50 лет.Соглашение о трудовых отношениях между работником и работодателем определяется как трудовой договор. В нём заключены обоюдные права и обязанности сторон.