Будет интересно
Статьи

Пример заполнения книги учета трудовых книжек

Пример заполнения книги учета трудовых книжек

Книга учета движения трудовых книжек: правила заполнения и образец


Заполняется и оформляется журнал движения по установленным правилам, произвольная форма ведения недопустима. Форму можно купить — она выпускается типографиями — или изготовить самостоятельно, соблюдая установленные требования. Требования к заполнению приведены в Правилах ведения и хранения трудовых книжек.

Они утверждены Правительством в постановлении от 16.04.2003 № 225. Разберем образец заполнения книги учета движения трудовых книжек по столбцам. Типовой образец журнала движения трудовых книжек состоит из 13 граф, которые и следует заполнять работодателю при каждом случае перемещения любой книжки. Шаг 1. В 1-й столбец вносят номера в том порядке, в каком трудовые книжки поступают на учет (1, 2, 3, 4 и т.

д.). Шаг 2. 2-й, 3-й, 4-й столбцы содержат дату приема сотрудника на должность и заполнения книги (число, месяц, год цифрами). Если эти даты различаются, что допукается законодательством, вписывается день оформления сотрудника на работу — более ранняя дата.

Книга учета движения трудовых книжек

Шаг 4.

В шестой вносим сведения о серии, номере трудовой и вкладыше в нее (при наличии).

Шаг 5. В седьмой пишем должность, профессию или специальность работника в формулировках, взятых из приказа о приеме. Даже если работник будет перемещаться по служебной лестнице, в дальнейшем никакие изменения в книгу учета вносить не требуется.

Шаг 6. В восьмой вписываем наименование структурного подразделения (опять так же, как в приказе о приеме на работу).

Шаг 7. В девятый пишем реквизиты приказа о приеме на работу. Шаг 8. В десятом расписывается ответственное лицо.

Одиннадцатый столбец пропускаем, потому что сейчас уже никто не получает наличные деньги на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

Шаг 1. В двенадцатый столбец вписываем дату последнего рабочего дня работника.

Инструкция: заполняем книгу учета трудовых книжек

В заполнении вопросов на практике не возникает, так как графы предельно просты и понятны.

Если работник в этот день отсутствует, пишем ему уведомление с просьбой явиться либо дать свое согласие на пересылку трудовой книжки почтой.
Записи вносятся вручную разборчиво. При трудоустройстве необходимо соблюдать пятидневный срок заполнения книги учета. Самое главное — подпись работника при увольнении — это доказательство своевременного исполнения обязанности по выдаче документа. Листы книги учета подлежат нумерации и заверению подписью руководителя, затем они должны быть прошнурованы и прошиты.

Как прошить книгу движения трудовых книжек, расскажем чуть ниже. Книга движения трудовых книжек (образец скачать бесплатно вы сможете в конце статьи) имеет:

  1. титульный лист;
  2. основную часть, где и делаются записи.

Названия граф предельно просты, ошибиться при внесении данных практически невозможно.

Но все же перечислим основные шаги. В круглых скобках указаны номера столбцов книги: Шаг 1.

Укажите порядковый номер (1) записи.

Пример заполнения книги учета движения трудовых книжек

В обиходе ее нередко называют журналом регистрации трудовых книжек, реестром и т.п. Необходимость ее наличия в организации установлена п.

40 Правил, а форма книги установлена приложением № 3 к Инструкции.

При этом закон все связанные с трудовыми книжками действия предписывает осуществлять только должностным лицом организации, специально назначенным приказом (распоряжением) руководителя, отвечающим за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. В п. 41 Правил содержатся некоторые требования к этому журналу: листы книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, удостоверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Ответа на вопрос, как прошить книгу учета движения трудовых книжек, ни Правила, ни Инструкция не содержат. Полагаем, что в любом случае концы шнура, которым прошит журнал, должны быть достаточно свободными для опломбирования или постановки сургучной печати.

Порядок учета и выдачи трудовых книжек

Но есть моменты, которые надо знать и помнить: фамилия, имя и отчество сотрудника всегда надо заносить в неизменном виде, никаких сокращений не допускается; если работника назначают на новую должность, эти сведения не переносятся; в случае увольнения работника в графе 12 вписывают последний день работы.

Рекомендуем прочесть:  Законопроект о дачной амнистии

Но если бумаги отправляются бывшему сотруднику почтой, то в поле надо записать дату пересылки, дополнительно приложить уведомление о необходимости явиться за трудовой, согласе адресата на пересылку, квитанцию об отправке; если увольняющийся не явился лично за документами, поле для подписи остается незаполненным; если работник по каким-то причинам отказывается получать трудовую — сюда вписывают реквизиты Акта об отказе в росписи, который также прилагается к журналу; графа 10 заполняется всегда, а следующая, как правило, никогда.

если

Журнал учета трудовых книжек (образец)

→ → Обновление: 13 июня 2020 г.

Все работодатели обязаны организовать учет трудовых книжек работников, а также бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

Для этого ведется журнал или книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (, утв.

Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Книга учета трудовых книжек заполняется кадровой службой или иным подразделением организации, которое оформляет прием или увольнение сотрудников. В книге учета регистрируются все трудовые книжки с указанием серии и номера документа, принятые от работников при поступлении их на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них, выданные работникам впервые.

При расторжении трудового договора с сотрудником в книге учета фиксируется выдача ему трудовой книжки: проставляется дата выдачи трудовой книжки и подпись уволенного работника в ее получении на руки (, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя и скреплена печатью организации (, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Новую книгу учета начинают оформлять заново только после окончания старой книги.

Срок хранения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним составляет 75 лет (, утв.

Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Форма книги учета движения трудовых книжек утверждена к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Скачать бланк книги учета трудовых книжек За отсутствие книги учета движения трудовых книжек или за неправильное заполнение книги организации (предпринимателю) может грозить наложение административного штрафа за нарушение трудового законодательства ():

  • на должностных лиц в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
  • на индивидуального предпринимателя в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
  • на юридических лиц в размере от 30 000 рублей до 50 000 рублей.

Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек можно бесплатно Также читайте:

Форум для бухгалтера: Поделиться:

Подписывайтесь на наш канал в

Трудовая книга.

Учет движения трудовых книжек и вкладышей


Шнур для прошивки закрепляется на последней странице журнала с двух сторон – изнутри и снаружи. Число листов фиксируется на задней обложке на приклеенном листке бумаги и удостоверяется визой руководителя.

В книге учета трудовых книжек подлежит заполнению 13 колонок, каждая из которых имеет свое предназначение:

  1. в столбце 1 регистрируется порядковый номер вкладыша или трудовой книжки (без подразделения);
  2. в колонках со 2 по 4 арабскими цифрами записывается дата (число/месяц/год) трудоустройства гражданина, фигурирующая в приказе о назначении;
  3. колонка 5 – фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки/вкладыша, без сокращений;
  4. столбец 6 – серийный номер документа (вкладыша или трудовой книжки).

Учет трудовых книжек

Серия и номер трудовой книжки или вкладыша Переписываем серию и номер из титульного листа трудовой книжки. Если в книжку уже вшит оформленный другим работодателем вкладыш, он отдельно не регистрируется, поскольку является уже частью трудовой книжки. 7. Должность Отразите должность (профессию, специальность) работника, указанную в трудовом договоре.

8. Структурное подразделение Наименование структурного подразделения указывается, если оно отражено в трудовом договоре с работником.

Если структурного подразделения нет, ставим прочерк.

9. Реквизиты приказа Заполняется только при приеме на работу. Впишите дату и номер документа (приказа, распоряжения, протокола), на основании которого работник принят на работу. При регистрации вкладышей уже работающему в организации работнику никаких ссылок быть не может, в этом случае в графе ставим прочерк.

10. Подпись Ответственный за ведение трудовых книжек ставит личную подпись, фамилию и инициалы не указываем.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них: рекомендации по ведению

е. после ее полного заполнения? Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти согласно Указу Президента РФ от 23.05.96 № 763 вступают в силу по истечении десяти дней после дня их официального опубликования.

Постановление от 10.10.03 № 69 было официально опубликовано 19.11.03 Этот вопрос до сих пор интересует работников кадровых служб.

Чтобы ответить на него, необходимо принять во внимание два следующих фактора.

Во-первых, различие между старой и новой формами очень незначительно: вместо двух граф (11 и 12) в прежней книге, отражавших в рублях и копейках сумму, полученную с работника за бланк трудовой книжки при оформлении ее впервые или за бланк вкладыша, в новой книге осталась одна графа (11) – “сумма в рублях”.

Во-вторых, рассматриваемая книга имеет существенную особенность, отличающую ее от многих других учетных форм.

Книга заполняется не в пределах календарного

Книга учета движения трудовых книжек

Журнал должен быть прошит и скреплен сургучной печатью или опломбирован. Такое требование четко изложено в п. 41 Правил, поэтому стандартное закрепление свободных концов нитей с помощью наклеенного листа бумаги, содержащего заверительную запись, в данном случае вызовет претензии со стороны проверяющих органов.

4) Заверительная запись. Делается на задней обложке книги и должна содержать:

  1. дату начала ведения журнала;
  2. подпись ответственного лица с расшифровкой должности и ФИО.
  3. количество листов (страниц), записанное цифрами и прописью;
  4. название документа;

Обратите внимание: расписаться на обороте книги должен руководитель организации (ИП).

Лицо, ответственное за ведение реестра, не имеет полномочий для проставления заверительной подписи.

Книга учета движения трудовых книжек

Должностных лиц вправе дисквалифицировать на срок от одного года до трех лет.

В отличие от большинства журналов учета, книга заводится не на один отчетный период, а применяется из года в год до тех пор, пока не закончатся страницы.
Такие меры ответственности предусмотрены в статье 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

В законодательстве отсутствует исчерпывающий список, в котором отражены все совершаемые операции с трудовыми книжками. Исходя из практической работы кадровиков, учет движения трудовых книжек должен включать в себя следующий перечень сведений:

  1. открытие новой трудовой на имя сотрудника, для которого место работы является первым в его профессиональной деятельности, внесение соответствующих записей о его приеме;
  2. прием книжки от сотрудника, который поступает на работу;
  3. выдача книжек увольняющимся сотрудникам.

: образец заполнения содержит сведения о регистрации всех полученных, выданных книжек, в журнале отражают факт возврата документа владельцу.

Оформляем книгу учета движения трудовых книжек

Также следует обратить внимание на то, что регистрационный журнал нового образца может заполняться не один год, а несколько лет, до полного использования всех страниц. На основании этого можно сделать вывод, что нет необходимости незамедлительно заменять регистрационную книгу старой формы на новую, можно продолжать пользоваться ею до окончания страниц. Однако если ранее она велась в произвольной форме, не соответствующей официальной, ее нужно закрыть.

Это можно сделать, проставив после последней записи отметку о причине прекращения ведения и указав число зарегистрированных трудовых книжек сотрудников. Далее оформить новый журнал и начать учет по официальной форме.

При этом старую не рекомендуется уничтожать, так как она содержит не только данные о трудовых книжках действующих сотрудников, но и сведения о получении этих документов уволившимися работниками. Книга учета движения трудовых книжек обязательно должна содержать данные о:

Журнал учета трудовых книжек — скачать образец заполнения

В 1 из граф проставляют хронологический номер регистрируемой книжки или вкладыша к ней.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Как сами трудовые книжки, так и вкладыши к ним подлежат регистрации под отдельным порядковым номером. Следующие 3 графы (2, 3 и 4) предназначены для отражения даты, когда книжка конкретного работника поступила к работодателю.

Следовательно, здесь следует указывать дату приема этого работника на работу либо, если пришел человек без опыта и работодатель сам заводил ему трудовую книжку, дату оформления новой книжки. ВАЖНО! Дату следует проставлять цифрами строго в формате XX.XX.XXXX.

То есть если, к примеру, книжка была оформлена 30.03.2018, то нужно указать 30.03.2018. Никакие «30 марта» или «30.03.18» не допускаются (п. 1.1 инструкции № 69). В следующую, графу 5 сотрудник отдела кадров должен внести Ф.

И. О. работника полностью, а не только фамилию с инициалами.