Будет интересно
Статьи

Журнал входящей корреспонденции образец скачать 2019

Журнал регистрации исходящих документов


На обложке написаны название, дата начала и окончания ведения (вторую удобно проставлять при завершении документа), наименование организации, другие основные реквизиты. Основная часть должна:

  1. Прошиваться. Для удобства архивирования страницы прикалываются в двух-трех местах. Таким образом, когда журнал заканчивается, его удобно помещать в папки.
  2. Быть представлена одинаковыми страницами (даны в прикрепленном бланке и образце журнала).
  3. Завершаться визой руководства. В конце количество страниц считается, сверяется. На самой последней странице документа – оборотной части обложки – проставляется количество страниц. Руководитель организации здесь же ставит свою подпись, печать.
  4. Также каждая из страниц журнала должна быть пронумерована.

В делопроизводстве существует правило: не производить регистрацию неподписанного документа. Только после подписи лица, которое имеет на это право, документ приобретает юридическую силу и может быть занесен в реестры.

Образец журнала регистрации входящих документов

Журнал ведет делопроизводитель или секретарь.

В организации может существовать несколько журналов учета документации с разным содержанием, в зависимости от видов регистрируемых документов, например, общедоступные и конфиденциальные.

  1. журнал регистрации внутренних документов;
  2. журнал регистрации входящих документов;
  3. журнал регистрации исходящих документов;

Каждый из журналов имеет свою внутреннюю нумерацию.

Допускается выделение записей цветом для обозначения принадлежности к разным группам.
Внутрифирменные документы могут учитываться децентрализовано внутри своих структурных подразделений. Форма ведения журнала определяется руководством: За основу может быть принята обычная тетрадь с расчерченной вручную таблицей и подписью заголовков в колонках. Требует времени для создания. Ведение следует поручить аккуратному сотруднику, так как должны отсутствовать помарки, исправления, зачеркивания.

Обязательна нумерация всех страниц.

4 ключевых принципа заполнения журнала регистрации входящих документов

Она бумажная или электронная.Это книга, которая изготавливается на предприятиях типографским способом. Она выполняется в формате А4.

На каждой странице таблица. Работодатель самостоятельно выбирает, какие графы, в каком количестве вписывать.В журнале информация о входящих документах вписывается с левой и правой стороны. Пишется всё ручкой, допускается применение чернил чёрного или фиолетового, синего или голубого цвета. Рекомендуется использовать шариковые ручки, они способствуют сохранению информации на больший срок.Узнать, как составить доверенность на право подписи документов и скачать ее образец, вы можете Для этого тоже назначается ответственное лицо.

Оно использует привычный файл для внесения изменений. Поддержка проводится для следующих форматов: docx, doc, xls.

На бумаге журналы не дублируют.Поиск интересующих бумаг упрощается благодаря электронным формам, по сравнению с другими вариантами ведения.

Как вести журнал входящей корреспонденции

Тетрадь может иметь обычную бумажную форму или электронную.

Право выбора способа ведения журнала остается за руководством компании.

Электронные журналы дают больше возможностей для систематизации и поиска информации, в связи с чем они стали приобретать все большее распространение.

Регистрация входящей корреспонденции производится в день ее поступления в канцелярию или секретариат организации. Книга учета входящей корреспонденции служит для облегчения и формализации процесса регистрации поступающих писем. Справка

  • Выдача справок по входящей документации.
  • Оперативная реакция на требования руководства;
  • Осуществление контроля за работой с письмами сотрудникам организации;
  • Регистрация, учет и дальнейшая обработка поступающей корреспонденции;

В зависимости от формы организации делопроизводства на предприятии ведением журнала занимается либо секретарь, либо специальный работник канцелярии.

Журнал учета входящей корреспонденции (приложение к положению о документообороте)

¦ документа ¦информации¦ проверки¦ получен ¦электронной¦ ¦ ¦ дата, время¦ получателя,¦ ¦ в байтах ¦ на ¦ документ, ¦ почты ¦ ¦ ¦регистрации,¦ электронный¦ ¦ ¦ наличие ¦ наименование ¦отправителя¦ ¦ ¦ вх.

номер ¦ адрес ¦ ¦ ¦ вирусов ¦подразделения,¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Ф.И.О. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ отправителя ¦ ¦ +—+————+————+————+———-+———+—————+————+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ +—+————+————+————+———-+———+—————+————+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+————+————+————+———-+———+—————+————+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+————+————+————+———-+———+—————+————+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ —-+————+————+————+———-+———+—————+———— Источник — Кабанов О.М.

Журнал регистрации входящих документов

Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально. Для этого стороны составляют и подписывают договор займа.

  • Ни для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов. Правоотношения в сфере найма не исключение.
  • В процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки.

    Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.

  • Новое за 18 сентября 2019

    1. Внесены корректировки в13
    2. Добавлено документов24

    Договоры по тегам Советы работнику офиса

    1. Все бланки
    2. Все договоры

    Цитата на века Умный человек отличается от мудрого готовностью ответить на любой вопрос.

    Журнал регистрации входящих и исходящих документов

    Общие требования», главное назначение регистрации документа заключается в доказательстве того, что он существует и включен в систему управления документами.

    Это позволяет избежать недоразумений в ситуации необоснованных претензий по поводу получения корреспонденции со стороны бизнес-партнеров, клиентов, официальных инстанций и др.

    Грамотное и систематическое ведение журнала позволяет осуществлять учет, систематизацию и дальнейшую обработку входящей и исходящей корреспонденции. Содержание

    1. Уникальность регистрационного номера документа
    2. Своевременность фиксации
    3. Виды журналов регистрации
    4. Обязательная регистрация всех входящих и исходящих деловых документов
    5. Содержание и характеристика граф
    6. Основные правила заполнения и хранения
    7. Основные правила регистрации корреспонденции
      • Обязательная регистрация всех входящих и исходящих деловых документов
      • Своевременность фиксации
      • Однократность регистрации
      • Уникальность регистрационного номера документа
    8. Однократность регистрации

    Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации

    Исходящая и входящая почта регистрируется отдельно, поэтому необходимо вести два отдельных журнала.Наличие правильно заполненного журнала предоставляет предприятию ряд преимуществ:

    1. повышает продуктивность работы.
    2. сокращает сроки исполнения поручений руководства;
    3. помогает контролировать работу подчиненных;
    4. облегчает работу ходе обработки, учета и систематизации;

    Учитывая объем обрабатываемой корреспонденции, руководство лично определяет приемлемый для предприятия вид журнала: бумажного варианта, аналогичный электронный ручной или регистрация при помощи СЭД.В качестве бумажного журнала используют изготовленную в типографии книгу (формат А4) со страницами в форме таблицы и возможностью вписывать нужные графы.Иногда используют обычные тетради и вручную чертят столбики необходимых граф.

    Данный журнал – обязательный управленческий элемент любого предприятия или организации.

    Журнал регистрации входящих документов

    Всего и барышу, что голова болит.

    |

    Пример журнала регистрации входящей документации

    документации, а потому желательно его завести.

    (Русская поговорка) © 2019 Все-документы.ру. . Сайт-помощник по составлению различных договоров. Шаблоны и бланки. Всё готово, от вас — вставить в редакторе свои данные и распечатать. Если у вас есть шаблон, который бы вы хотели разместить здесь, воспользуйтесь обратной связью.

    Другие образцы журналов регистрации:

    1. приказов по основной деятельности — ;
    2. бланков строгой отчетности — .
    3. трудовых договоров — ;

    Книга для регистрации входящей документации может иметь следующие графы для внесения регистрационной записи:

    1. день поступления документации в организацию и регистрации его в журнале;
    2. его номер;
    3. регистрационный номер, который присваивается бланку и проставляется на его титульном листе;
    4. удобно в журнале при регистрации отражать содержание входящего документа — о чем;
    5. срок исполнения этого задания;
    6. полезно
    7. задание — что нужно сделать с входящим документом;
    8. дата, когда документ сформирован, указывается на самом бланке;
    9. исполнитель;
    10. автор поступившей бумаги — от кого он (физическое или юридическое лицо);

    Журналы регистрации

    Регистрировать требуется все документы, которые были созданы в компании или поступили извне.

    Регистрация – это внесение записи о документе в журнале, присвоение номера и проставление его на бумаге. Наличие номера обозначает, что бумага входит в документооборот компании. Регистрационный номер может составляться несколькими фирмами. В этом случае каждая компания ставит свой регистрационный номер.
    Можно указывать обозначения через черту.

    ВНИМАНИЕ! Где проставлять номер?

    Все зависит от конкретного документа, его формы.

    В любой организации должен быть обязательный перечень журналов:

    1. По учету исходящей корреспонденции.
    2. По учету входящей корреспонденции.
    3. По учету приказов, касающихся главной деятельности компании.
    4. По учету соглашений.

    Рассмотренный перечень книг используется в работе практически любой организации.